Ngày 09 tháng 3 năm 2015, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 08/2015/QĐ - TTG thí điểm về giao dịch điện tử trong việc thực hiện thủ tục tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và đề nghị cấp sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế và được áp dụng kể từ ngày 01 tháng 5 năm 2015 đến khi Nghị định của Chính phủ quy định trình tự, thủ tục và giải quyết các chế độ bảo hiểm xã hội bằng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội có hiệu lực thi hành, cụ thể như sau:
1. Nguyên tắc giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội:
- Thực hiện đúng quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và pháp luật có liên quan.
- Bảo đảm tính liên tục, kịp thời, rõ ràng, chính xác, công bằng, trung thực, an toàn, hiệu quả, tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo mật và toàn vẹn thông tin.
- Có chứng thư số đang còn hiệu lực do tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số cấp theo quy định của pháp luật khi tham gia giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội.
2. Điều kiện và lựa chọn thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội của người sử dụng lao động:
- Người sử dụng lao động thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:
+ Có chứng thư số theo quy định tại Khoản 3 Điều 4 của Quyết định này;
+ Có khả năng truy cập, sử dụng mạng Internet; có địa chỉ thư điện tử liên lạc ổn định và đăng ký với Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
- Người sử dụng lao động được lựa chọn giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội trực tiếp qua Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam theo quy định tại Điều 18 của Quyết định này hoặc thông qua Cổng giao dịch điện tử của Tổ chức I-VAN theo quy định tại Điều 22 của Quyết định này.
3. Tiêu chí lựa chọn tổ chức hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin để ký hợp đồng cung cấp dịch vụ I-VAN:
- Về chủ thể:
+ Là doanh nghiệp được thành lập theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Luật Đầu tư hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin tại Việt Nam;
+ Có tối thiểu 03 năm hoạt động trong lĩnh vực công nghệ thông tin; đã triển khai thành công hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử với ít nhất 10 cơ quan, tổ chức.
- Về tài chính, trụ sở làm việc:
+ Có đủ năng lực tài chính để thiết lập hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử, trang thiết bị kỹ thuật, tổ chức và duy trì hoạt động phù hợp với quy mô cung cấp dịch vụ I-VAN;
+ Có giấy bảo lãnh của tổ chức tín dụng hoạt động hợp pháp tại Việt Nam để giải quyết các rủi ro và bồi thường thiệt hại có thể xảy ra trong quá trình cung cấp dịch vụ;
+ Có trụ sở làm việc, địa điểm đặt trang thiết bị bảo đảm an toàn, phù hợp với loại hình dịch vụ cung cấp.
- Về nhân sự:
+ Có tối thiểu 05 cán bộ trình độ đại học chuyên ngành công nghệ thông tin, có kinh nghiệm thực tiễn về quản trị mạng, bảo mật về hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử, quản trị cơ sở dữ liệu, am hiểu pháp luật bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp;
+ Có đội ngũ nhân viên kỹ thuật, thường xuyên trực 24 giờ trong ngày để duy trì hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử và hỗ trợ người sử dụng dịch vụ I-VAN.
- Về kỹ thuật:
+ Hệ thống, trang thiết bị thiết bị kỹ thuật phải bảo đảm các yêu cầu sau:
* Cung cấp dịch vụ cho người sử dụng lao động và kết nối với Cổng giao dịch điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần, kể cả ngày nghỉ, ngày lễ, ngày Tết, trừ thời gian bảo trì. Thời gian dừng hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử để bảo trì không quá 3% tổng số giờ cung cấp dịch vụ trong một năm;
* Có khả năng phát hiện, cảnh báo và ngăn chặn các truy nhập bất hợp pháp, các hình thức tấn công trên môi trường mạng để bảo đảm tính bảo mật, toàn vẹn của dữ liệu trao đổi giữa các bên tham gia;
* Có các quy trình thực hiện sao lưu dữ liệu, sao lưu trực tuyến dữ liệu, khôi phục dữ liệu; có khả năng phục hồi dữ liệu chậm nhất là 08 giờ, kể từ thời điểm hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử gặp sự cố.
+ Giao dịch, lưu trữ hồ sơ bảo hiểm xã hội phải đáp ứng yêu cầu sau:
* Lưu trữ kết quả giao dịch, lưu trữ hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử trong thời gian giao dịch chưa hoàn thành;
* Thông điệp dữ liệu giao dịch điện tử gốc phải được lưu giữ trên hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử và được truy cập trực tuyến;
* Có phương án và hệ thống dự phòng để xử lý tình huống bất thường, khắc phục sự cố nhằm bảo đảm duy trì hoạt động an toàn, liên tục của hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử.
+ Yêu cầu về nhật ký giao dịch điện tử:
* Nhật ký giao dịch điện tử phải được lưu trữ trong thời gian tối thiểu 10 năm, kể từ thời điểm thực hiện giao dịch thành công;
* Bảo đảm việc theo dõi nhật ký giao dịch điện tử và tra cứu thông tin trên hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử trong thời gian lưu trữ.
+ Bảo đảm tiêu chuẩn kết nối dữ liệu do Bảo hiểm xã hội Việt Nam quy định.
4. Quyền của người sử dụng lao động:
- Được thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội theo quy định của Luật Giao dịch điện tử, Quyết định này và các quy định pháp luật có liên quan.
- Lựa chọn một trong hai cổng giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội theo quy định tại Khoản 2 Điều 5 của Quyết định này.
- Được Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc Tổ chức I-VAN hướng dẫn, hỗ trợ và giải quyết kịp thời khi gặp sự cố trong quá trình thực hiện giao dịch điện tử.
- Được Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Tổ chức I-VAN bảo đảm bí mật, tính toàn vẹn về dữ liệu các thông tin giao dịch điện tử theo quy định của pháp luật.
5. Nghĩa vụ của người sử dụng lao động:
- Tạo lập, gửi, nhận các hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử trực tiếp tại Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam hoặc thông qua Cổng giao dịch điện tử của Tổ chức I-VAN.
- Không thực hiện giao dịch bằng hồ sơ giấy đối với các thủ tục đã đăng ký bằng hình thức giao dịch điện tử trong thời gian đang thực hiện giao dịch điện tử, trừ trường hợp quy định tại Khoản 6 Điều này.
- Quản lý chữ ký số và bảo đảm tính chính xác của chữ ký số trên hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử; quản lý tên và mật khẩu của tài khoản giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử để bảo đảm tính an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu trên hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử của Tổ chức I-VAN và hệ thống công nghệ thông tin của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
- Lưu trữ và bảo đảm tính toàn vẹn toàn bộ hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử theo quy định của pháp luật về lưu trữ, giao dịch điện tử, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và pháp luật có liên quan.
- Thực hiện các quy định bảo đảm an toàn, an ninh hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử của Tổ chức I-VAN và hệ thống công nghệ thông tin của cơ quan Bảo hiểm xã hội.
- Lập hồ sơ bảo hiểm xã hội bằng giấy nộp cho cơ quan Bảo hiểm xã hội trực tiếp quản lý chậm nhất 05 ngày làm việc, kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội trong trường hợp đến hạn nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử mà hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử, hạ tầng kỹ thuật chưa khắc phục được sự cố.
- Thực hiện các điều khoản ký kết trong hợp đồng với Tổ chức I-VAN và trả tiền sử dụng dịch vụ I-VAN trên cơ sở hợp đồng đã ký.
- Chấp hành thanh tra, kiểm tra của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc thực hiện bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp theo quy định của pháp luật.
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật về kê khai hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử của mình theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và pháp luật có liên quan.
- Thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
6. Quyền của Tổ chức I-VAN:
- Được kết nối với Cổng giao dịch điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam để thực hiện cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội.
- Được Bảo hiểm xã hội Việt Nam hỗ trợ nghiệp vụ về bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp để thực hiện các giao dịch nhận, truyền dữ liệu điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội giữa người sử dụng lao động với Bảo hiểm xã hội Việt Nam; được cung cấp các mẫu, khuôn dạng chuẩn để thực hiện hoạt động cung cấp dịch vụ I-VAN.
- Được Bảo hiểm xã hội Việt Nam hỗ trợ để giải quyết các vướng mắc về nghiệp vụ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp phát sinh trong quá trình cung cấp dịch vụ I-VAN.
- Được chấm dứt hợp đồng cung cấp dịch vụ I-VAN với Bảo hiểm xã hội Việt Nam theo thỏa thuận trong hợp đồng phù hợp với quy định của pháp luật.
- Được ký, chấm dứt hợp đồng với người sử dụng lao động về việc cung cấp và sử dụng dịch vụ I-VAN theo quy định của pháp luật; được thu tiền sử dụng dịch vụ của người sử dụng lao động theo hợp đồng đã ký phù hợp với quy định của pháp luật.
- Được từ chối cung cấp dịch vụ I-VAN đối với tổ chức không đủ điều kiện tham gia giao dịch hoặc vi phạm hợp đồng đã ký phù hợp với quy định của pháp luật.
7. Nghĩa vụ của Tổ chức I-VAN:
- Thiết lập kênh kết nối với Cổng giao dịch điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam theo đúng tiêu chuẩn kết nối do Bảo hiểm xã hội Việt Nam quy định.
- Công khai thông báo phương thức hoạt động, chất lượng dịch vụ trên website giới thiệu dịch vụ của Tổ chức I-VAN.
- Cung cấp dịch vụ I-VAN cho người sử dụng lao động đã ký hợp đồng với tổ chức mình.
- Bảo đảm kết nối liên tục, bảo mật, toàn vẹn thông tin về hồ sơ và các điều kiện cần thiết để thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội.
- Thực hiện việc nhận, truyền, lưu trữ, phục hồi thông điệp dữ liệu giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội bảo đảm đúng thời hạn, chính xác, toàn vẹn của hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử; chuyển hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử đến Cổng giao dịch điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam trong thời hạn 02 giờ, kể từ khi nhận được hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử của người sử dụng lao động; thông báo xác nhận nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử cho người sử dụng lao động sử dụng dịch vụ I-VAN theo quy định.
- Tuân thủ các quy định pháp luật về công nghệ thông tin, viễn thông và các quy định kỹ thuật, nghiệp vụ, bảo mật thông tin do cơ quan có thẩm quyền ban hành.
- Lưu giữ kết quả của các lần nhận, truyền dữ liệu điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội; lưu giữ hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử trong thời gian giao dịch chưa hoàn thành.
- Lưu trữ nhật ký giao dịch điện tử trên hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử theo đúng quy định tại Điểm c Khoản 4 Điều 6 của Quyết định này.
- Thông báo qua địa chỉ thư điện tử cho người sử dụng lao động và Bảo hiểm xã hội Việt Nam trước 10 ngày khi dừng hệ thống trao đổi dữ liệu điện tử để bảo trì và có biện pháp xử lý để bảo đảm quyền lợi của các bên có liên quan.
- Cung cấp đầy đủ thông tin, dữ liệu và thực hiện chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về hoạt động cung cấp dịch vụ I-VAN theo yêu cầu của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
- Thường xuyên cập nhật các quy định mới của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về các mẫu, khuôn dạng chuẩn liên quan đến giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội.
- Phối hợp với Bảo hiểm xã hội Việt Nam thực hiện hỗ trợ người sử dụng lao động để sử dụng dịch vụ và thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội.
8. Quyền của cơ quan Bảo hiểm xã hội:
- Yêu cầu Tổ chức I-VAN thiết lập kênh kết nối theo đúng quy định về tiêu chuẩn kết nối của Bảo hiểm xã hội Việt Nam bảo đảm liên tục, an ninh, an toàn và thực hiện cung cấp dịch vụ I-VAN cho người sử dụng lao động kể từ ngày hợp đồng cung cấp dịch vụ I-VAN ký với Bảo hiểm xã hội Việt Nam có hiệu lực.
- Yêu cầu Tổ chức I-VAN chuyển hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử tới Cổng giao dịch điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam trong thời hạn 02 giờ, kể từ khi nhận được hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử của người sử dụng lao động.
- Yêu cầu Tổ chức I-VAN thực hiện cung cấp dịch vụ theo đúng hợp đồng đã ký.
- Ký hợp đồng và chấm dứt hợp đồng về giao dịch điện tử với Tổ chức I-VAN theo quy định của pháp luật.
9. Trách nhiệm của cơ quan Bảo hiểm xã hội:
- Thiết lập, duy trì, bảo đảm kết nối, tiêu chuẩn kết nối giữa Cổng giao dịch điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam với Tổ chức I-VAN để thực hiện cung cấp dịch vụ giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội. Vận hành hệ thống tiếp nhận và xử lý dữ liệu bảo hiểm xã hội điện tử bảo đảm liên tục, toàn vẹn, an ninh, an toàn và bảo mật.
- Tiếp nhận hồ sơ và giải quyết yêu cầu của người sử dụng lao động về giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội.
- Hỗ trợ người sử dụng lao động trong việc nhận, truyền, lưu trữ, phục hồi thông điệp dữ liệu giao dịch điện tử khi được yêu cầu.
- Hỗ trợ về nghiệp vụ bảo hiểm xã hội cho Tổ chức I-VAN để thực hiện các giao dịch nhận, truyền, lưu trữ, phục hồi thông điệp dữ liệu giao dịch điện tử giữa người sử dụng lao động với Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
- Thông tin kịp thời tới Tổ chức I-VAN và người sử dụng lao động các quy định mới của Bảo hiểm xã hội Việt Nam về các mẫu, khuôn dạng chuẩn của dịch vụ giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội trên Cổng giao dịch điện tử của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
- Phối hợp với Tổ chức I-VAN hỗ trợ nghiệp vụ cho người sử dụng lao động để thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội khi được yêu cầu.
- Hỗ trợ Tổ chức I-VAN và người sử dụng lao động giải quyết các vướng mắc phát sinh liên quan đến nghiệp vụ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp trong quá trình thực hiện giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội khi được yêu cầu.
- Thông báo và trả kết quả giải quyết theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp và các quy định pháp luật có liên quan.
- Công khai danh sách các tổ chức cung cấp dịch vụ I-VAN trên Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam để người sử dụng lao động lựa chọn.
- Ngừng giao dịch hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử khi người sử dụng lao động vi phạm quy định về an toàn, an ninh hệ thống công nghệ thông tin của Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
- Kiểm tra việc thực hiện bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp đối với người sử dụng lao động theo quy định của pháp luật.
10. Hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử:
- Hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử bao gồm: Tờ khai và các tài liệu theo quy định của pháp luật bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp ở dạng điện tử.
- Các tài liệu kèm theo ở dạng giấy phải được chuyển đổi sang dạng điện tử và đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau: Phản ánh toàn vẹn nội dung của tài liệu giấy; Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển tài liệu từ dạng giấy sang thông điệp dữ liệu giao dịch điện tử; Có chữ ký số và họ tên của người thực hiện chuyển từ tài liệu giấy sang thông điệp dữ liệu giao dịch điện tử.
- Khi tài liệu giấy không còn giá trị pháp lý thì những nội dung liên quan tại thông điệp dữ liệu giao dịch điện tử cũng không còn giá trị pháp lý.
Yêu cầu đối với hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử: Hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử phải đáp ứng được các yêu cầu về quản lý, phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản cần có chữ ký thì thông điệp dữ liệu giao dịch điện tử được coi là hợp pháp khi thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số; Hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử phải có đủ chữ ký số của những người có trách nhiệm ký thông điệp dữ liệu giao dịch điện tử theo quy định. Trong trường hợp pháp luật quy định văn bản phải được đóng dấu của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền thì thông điệp dữ liệu giao dịch điện tử đó được coi là hợp pháp khi thông điệp dữ liệu đó được ký bằng chữ ký số của người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu và chữ ký số.
11. Đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử:
- Người sử dụng lao động lập Tờ khai đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội theo Mẫu số 01/ĐK-GD tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định này và gửi đến Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được Tờ khai đăng ký sử dụng phương thức giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội của người sử dụng lao động, trường hợp chấp thuận, Bảo hiểm xã hội Việt Nam thông báo kèm theo việc cấp tài khoản để thực hiện giao dịch điện tử qua địa chỉ thư điện tử của người sử dụng lao động; trường hợp không chấp thuận, Bảo hiểm xã hội Việt Nam thông báo lý do cho người sử dụng lao động.
12. Nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử qua Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam:
- Người sử dụng lao động thực hiện nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử theo một trong hai cách sau:
+ Người sử dụng lao động truy cập tài khoản giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử, thực hiện lập hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử trực tuyến tại Cổng thông tin điện tử Bảo hiểm xã hội Việt Nam và gửi hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử cho Bảo hiểm xã hội Việt Nam;
+ Người sử dụng lao động lập hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử bằng các phần mềm, công cụ hỗ trợ giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử đáp ứng chuẩn định dạng dữ liệu của Bảo hiểm xã hội Việt Nam; sau đó truy cập vào tài khoản giao dịch bảo hiểm xã hội điện tử để thực hiện gửi hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử cho Bảo hiểm xã hội Việt Nam.
- Trong thời hạn 02 giờ, kể từ khi nhận được hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử của người sử dụng lao động, Bảo hiểm xã hội Việt Nam gửi thông báo xác nhận nộp hồ sơ bảo hiểm xã hội điện tử qua địa chỉ thư điện tử cho người sử dụng lao động./.
Quang Lê
Theo vieclamvietnam.gov.vn